English
(coming soon)
لتحميل بيان بموقف تنفيذ المشروع بالتفصيل - اضغط هنا
أولاً : تجهيز مركز نظم المعلومات الإدارية
يقع مركز تطوير نظم المعلومات الإدارية بجامعة بني سويف بالدور الثالث بفاصل (7) بكلية التجارة، وقامت إدارة المشروع بتقفيل مكتبين بالمركز بتكلفة بلغت 17000 جم تحملتها الجامعة بالكامل بعيداً عن نسبة مساهمتها في المشروع لزيادة عدد المكاتب الموجودة بالمركز كما تم تجهيز الموقع بالأثاث اللازم و بأجهزة التكييف و الأجهزة الاخري التي يتطلبها العمل بالمركز ونقاط النت اللازمة للمركز ، كما تم تركيب عدد 2 خط تليفون بالمركز أرقام ت/2366044 و ت/2366055 .
ثانياً: إعداد الهيكل التنظيمي للمشروع
1-تم تعيين 6 مهندسين ومتخصصين حاسب آلي بالمشروع بعد إجتياز مراحل الاختبار المختلفة من مقابلات شخصية و امتحانات تحريرية ، و تهتم إدارة المشروع بتخطيط و تنفيذ الدورات و البرامج اللازمة لإعدادهم و تدريبهم على إستخدام و إدارة قواعد البيانات بما يضمن الإستمرار في متابعة تشغيل و صيانة النظم والبرامج داخل الجامعة .
2- في إطار توقيع ملحق عقد تمويل المشروع وبعد تعيين المهندسين أعادت إدارة المشروع النظر في هيكل المشروع لتكوينه بشكل يتناسب مع متطلبات تطبيق مراحل المشروع المقبلة ، وعلى ذلك فإن الهيكل الحالي للمشروع يتكون من :-
2/1:- فريق إدارة المشروع يتكون من:-
2/1/1- مدير مشروع الجامعة . أ.د/ حنفى محمود مدبولى .
2/1/2-نائب مدير مشروع الجامعة . د/ اشرف سيد عبدالظاهر .
2/1/3- منسق أعمال المشروع . أ/ حاتم محمد لطفي كامل .
2/1/4- منسق فنى لاعمال المشروع . د/ حمدى محمد عبدالمنعم .
2/2:- مهندسي الحاسب الآلي ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات :-
يعمل بالمشروع حالياً عدد خمسة مهندسين حاسب آلي ، تم توزيعهم على كليات الجامعة للعمل والإشراف على العمل خلال مرحلة ملء الكروت ومراجعتها ، على أن تقوم إدارة المشروع بإعادة تقييم توزيعهم على كليات الجامعة في مراحل المشروع المقبلة ، وإجراء آية تعديلات تضمن سلامة التخصيص وحسن سير العمل في المراحل المقبلة . وعلى أن يتولى احدهم – بتكليف من إدارة المشروع – مسئولية التنسيق بينهم في النواحي المختلفة للأعمال الفنية المكلفين بها.
2/3:- العاملون الإداريون بالمشروع وهم :-
2/3/1-سكرتارية المشروع .
2/3/2- مسئول جمع البيانات والمراسلات .
3/3/3- مسئول شئون العاملين والصيانة .
2/3/4-محاسب المشروع .
2/3/5-عامل المشروع .
2/4:- يتعاون مع الهيكل التنظيمي السابق للمشروع كل من :-
2/4/1- السادة العاملين بالجامعة ويسند إليهم السيد الأستاذ الدكتور/ رئيس الجامعة أو إدارة المشروع بعض الأعمال أو الإستشارات وفقاً لمتطلبات العمل بنظام part time مثل :-
ا-السيد الأستاذ / أمين عام الجامعة .
ب-السيد الأستاذ / مدير عام شئون التعليم والطلاب .
ج- السادة مهندسي الحاسب الآلي ومتخصص تكنولوجيا المعلومات .
د- مسئول النواحي القانونية .
ﮬ- مسئول النواحي المالية ومراجع الحسابات .
و- مسئول المشتريات .
ز- مسئول المخازن .
2/4/2- السادة العاملين بكليات الجامعة وبالإدارات المعنية بالتطوير مثل :-
أ- السادة مديري الكليات .
ب- السادة مديري إدارات شئون التعليم والطلاب والسادة العاملين بها .
ج- السادة مديري إدارات الدراسات العليا والسادة العاملين بها .
د- السادة مديري إدارات شئون العاملين – الكادر الخاص والسادة العاملين بها .
- قد قامت إدارة المشروع بالتنسيق مع مسئولي التدريب بشركة مايكروسوفت لبدء تدريب المهندسين ، وتم الإنتهاء من الدورات الآتية :-
- دورة (SQL SERVER 2005)
في الفترة من 13/1/2008 حتى 21/1/2008 .
- دورة (VISUAL STUDIO .NET C# 2005)
في الفترة من 30/1/2008 حتى 18/2/2008.
- دورةManaging and maintaining Microsoft windows server2003environment .(70-290)
في الفترة من 3/5/2008 حتى 8/5/2008 .
- دورة (Microsoft xp professional ، Microsoft office 2007، (Microsoft vista
يوم الخميس الموافق 29/5/2008 .
وقد حضر الدورات السابقة مجموعة من السادة العاملين بمشروعات التطوير بالجامعة ومجموعة من السادة العاملين بالجامعة .
- رشحت إدارة المشروع اثنين من مهندسي المشروع لحضور دورة تدريبية في Microsoft help disk
وتشمل :- - ( Microsoft xp professiona , Microsoft vista , Microsoft office 2007 ).
والتي أقيمت في شركة رايا أكاديمي - اركيديا مول بالقاهرة
في الفترة من 2/12/2007 حتى 5/12/2007 .
رابعاً : تحديد الإحتياجات ( المتطلبات ) الخاصة بجامعة بني سويف :
تولى المجلس الأعلى للجامعات الإشراف على قيام الشركة المنفذة للمشروع Informatique بزيارة الجامعات المصرية لتحديد المتطلبات الخاصة بكل جامعة ، ولتحقيق ذلك فإن الشركة المنفذة كانت تقوم بتحميل النظام المتبع بجامعة الإسكندرية والذي يشتمل على معظم جوانب العمل المطلوبة . وذلك لإجراء دراسة تحليل الفارق ( Gap analysis ) لتحديد متطلبات كل جامعة بعد شرح النظام للعاملين .
وقامت إدارة المشروع بتجهيز مكان مجهز بجهازPC بالموصفات التي حددتها الشركة وجهازData Show وتم مخاطبة كليات النموذج الممثل للجامعة proto type ( الآداب والصيدلة ) وإدارة الجامعة لحضور عرض النظام ومناقشته وتقديم الآراء والمقترحات في كل جزء من أجزاء النظام وتحديد أية متطلبات تستلزم الحذف من أو الإضافة للنظام ، وتمت الزيارة في الفترة من 22/5/2007 حتى 28/5/2007 وتمت المناقشات وقامت الشركة المنفذة للمشروع بتسجيل ملاحظات العاملين ومقترحاتهم كما تم تسليم الشركة أثناء الزيارة نسخة كاملة من نماذج المخرجات وكافة الوثائق والمستندات المستخدمة في الإدارات المعنية وذلك لمراعاة تصميمها في النظام ، وبعد أن أنهت الشركة المنفذة من زيارتها لجميع الجامعات المشاركة قامت بإعداد تقرير تفصيلي إجمالي عن ناتج المناقشات والمقترحات وقامت بإرساله إلى الجامعة وتم عرض التقرير على العاملين وتم مراجعته مرة أخرى والتأكد من أن جميع ما تم مناقشته تم تسجيله وإنه لا توجد أية إضافات جديدة .
وقام المجلس الأعلى بإعادة عرض نظام جامعة الإسكندرية والمقترحات التي أعدتها الشركة المنفذة على لجان تقييم في مقر المجلس الأعلى للجامعات وذلك في الفترة من 5/8/2007 حتى 12/8/2007م . وشاركت إدارة المشروع ومديرو الإدارات المعنية بكليات النموذج الممثل للجامعة في لجان التقييم وتم إبداء الرأي في تقرير الشركة المنفذة للمشروع والخاص بعملية التحليل .
وبعد الإنتهاء من مرحلة تحديد متطلبات الجامعة وفي ضوء توجيهات المجلس الأعلى بصرف مكافأة للسادة العاملين المشاركين بالتحليل ، قامت إدارة المشروع بصرف مبلغ 3450 جم ( ثلاثة الآلف وأربعمائة وخمسون جنيهاً ) للسادة المشاركين بالتحليل من إدارة الجامعة وكليتي الآداب والصيدلة أثناء زيارة شركة انفورماتيك للجامعة، كما قامت إدارة المشروع بصرف مبلغ 1350 جم ( ألف وثلاثمائة وخمسون جنيهاً مصرياً ) للعاملين بكليتي الصيدلة والآداب المشاركين في لجان التقييم بالمجلس الأعلى وذلك كبدل سفر ومكافأة للحضور والمشاركة .
خامساً : تجهيز إدارات الكليات بالأجهزة اللازمة للتشغيل:
تهتم إدارة المشروع بتجهيز الإدارات المعنية بالتطوير في الكليات بالأجهزة اللازمة للتشغيل ولتحقيق ذلك قامت إدارة المشروع بالآتي:
1. عمل حصر فعلي للأجهزة الموجودة بالإدارات المعنية في الكليات وتحديد مواصفاتها الفنية، وإعداد مقترح للكليات يفيد بمدى إمكانية تحديثها ، وتحديد متطلبات تحديث هذه الأجهزة بما يناسب برامج العمل بالمشروع
2. انتهت إدارة المشروع من أعمال المناقصة الأولى لشراء الأجهزة
3. انتهت إدارة المشروع من أعمال المناقصة الثانية لتكملة شراء الأجهزة اللازمة
4. قامت إدارة المشروع بتوزيع مبدئي لبعض الأجهزة المشتراة على كليات الجامعة
سادساً: تحويل البيانات المتاحة للطلاب ( مرحلتي البكالوريوس والدراسات العليا ) وأعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم على مستوى جميع كليات الجامعة إلى الصورة الإلكترونية:
1- قامت إدارة المشروع بتخصيص المهندسين على كليات الجامعة للإشراف على العمل في مرحلة ملء كروت الطلاب( مرحلتي البكالوريوس والدراسات العليا ) وعلى أن يقوم المهندسين بعمل مراجعة عشوائية للكروت التي تم ملئها ومراجعتها من قبل موظفي الإدارات المعنية بالكليات ويتم عرض الموقف الإجمالي لمرحلة ملء الكروت على النحو التالي:
- إدارة شئون التعليم والطلاب (التفاصيل بالبيان)
- إدارة الدراسات العليا (التفاصيل بالبيان)
- ادارة شئون العاملين - الكادر الخاص
بالنسبة لبيانات أعضاء هيئه التدريس ومعاونيهم فقد تم عقد اجتماع بالسادة مديري إدارات شئون العاملين الكادر الخاص لمناقشة تصميم كارت بيانات الكادر الخاص وسوف تقوم إدارة المشروع بتجميع مقترحات كل كلية وعمل نموذج موحد بالجامعة ثم توزيعه على كل الكليات حتى يتم ملء البيانات الخاصة بالسادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم.
سابعاً: مرحلة إدخال البيانات على الحاسب الآلي:
- بالنسبة لعملية إدخال البيانات على الحاسب الآلي فقد قامت إدارة المشروع بالإتصال بشركة إنفورماتيك وترتيب زيارة لاثنين من المهندسين بغرض تحديد الإحتياجات اللازمة لعملية الإدخال وتجهيز المعمل المطلوب وقد تم تسليم صورة من نماذج وحالات مختلفة لكروت الطلاب التي تم ملئها ولوائح العمل الخاصة بالكليات لمهندسي الشركة أثناء الزيارة وتقوم إدارة المشروع بتحديث البيانات الموجودة لدى الشركة بالنسبة لحالات الإدخال و المراجعة بشكل مستمر ، وقد قامت إدارة المشروع بتجهيز معمل لإدخال البيانات من خلال دعوة الشركة الفنية للأجهزة السلكية واللاسلكية لتجهيز المعمل وقد قامت الشركة بالأعمال الآتية :
· تجهيز معملين بداخل كل معمل مجموعة نقاط توصيل شبكة الانترنت (المعمل الأول 14 نقطه والمعمل الثاني 10 نقط ), وتم عمل ارفف بداخل المعمل المحتوى على 14 نقطه لوضع الأجهزة عليها .
· سحب نقطه توصيل رئيسيه من وحدة شبكة المعلومات وتوصيلها بجهاز (Switch hp 24 port ),وتوصيل النقط الموجودة بالمعملين بالجهاز الرئيسي .
· تم تركيب عدد 13 جهاز وعدد 1 جهاز سيرفر بالمعمل الكبير, وتم تجهيز الأجهزة بأنظمة تشغيل (windows xp ) والجهاز السيرفر بنظام تشغيل ( windows server 2003 ) .
– بالنسبة لعملية إدخال كروت الطلاب على الحاسب الآلي فقد بدأت عمليه الإدخال من قبل شركة إنفورماتيك يوم الأحد الموافق والجدول المرفق بالبيان يوضح الموقف الحالي حتي 13/4/2008
ويحضر عملية إدخال البيانات أحد العاملين بإدارة شئون الطلاب بالكلية التي يتم إدخال بياناتها وذلك للرد على أية استفسارات من السادة مدخلي البيانات بشركة انفورماتيك ، وكذلك للتعامل مع أية بيانات ناقصة بالكروت أو غير واضحة لضمان سير عملية الإدخال على النحو المطلوب بالإضافة إلى إشراف ومتابعة جميع مهندسي المشروع اليومية لعملية إدخال البيانات.
لضمان عملية الدقة في إدخال البيانات وإحكام الرقابة عليها تقوم إدارة المشروع بطباعة كروت الطلاب التي تم إدخالها بعد الإنتهاء من الإدخال وتسليمها إلى الإدارة المعنية بالكلية (إدارة شئون الطلاب ) مع تسليم أصل الكروت المملوءة حتى يقوم العاملين بإدارة شئون التعليم والطلاب بمراجعة دقة عملية الإدخال وتحديد مدى وجود أخطاء والرد على ذلك رسمياً لإدارة المشروع , وبذلك فتتحدد مسئولية الشركة المنفذة للمشروع إنفورماتيك في إدخال البيانات على الحاسب الآلي وتسليم الكلية نسخة من الصورة الإلكترونية للبيانات بعد إدخالها , وتقع مسئولية ملء كروت الطلاب ومراجعة الكروت بعد إدخالها على الحاسب الآلي على السادة العاملين بإدارة شئون الطلاب في الكليات المختلفة .
في إطار توجيهات المجلس الأعلى للجامعات بصرف جزء من مكافآت السادة العاملين بكليات الجامعة عن جهودهم في ملء كروت الطلاب ومراجعة دقة عملية الإدخال تم صرف مبلغ 12100جنيهاً ( اثني عشر ألفا ومائه جنيهاً ) كمكافأة جزئيه وقد تم توزيعها على كليات الجامعة في ضوء نسبة إجمالي أعداد الكروت الخاصة بكل كلية إلى إجمالي أعداد الكروت الخاصة بالجامعة ككل .
ثامناً: موقف تدريب العاملين بإدارات الكليات المختلفة على إستخدام تكنولوجيا المعلومات
1. قامت إدارة المشروع بحصر لأعداد العاملين بالإدارات المعنية بالتطوير داخل الكليات ، وتحديد أعداد العاملين الحاصلين على دورات في الحاسب الآلي (التفاصيل بالبيان المرفق
قامت إدارة المشروع بالتنسيق مع مشروع التدريب على تكنولوجيا المعلومات بالجامعة بتحديد خطة لتدريب بقية العاملين على إستخدام تكنولوجيا المعلومات ، وشملت الخطة تدريب العاملين على مراحل مختلفة حتى لا يؤثر غياب العاملين لحضور التدريب على مسار العمل بالكلية وعلى مسار إعداد وملء ومراجعة الكروت. وقد بدأت الدورة الأولى في يوم السبت الموافق 21/7/2007 وشملت تدريب عدد 26 موظف بياناتهم (التفاصيل بالبيان المرفق) وجارى التنسيق لتكملة تدريب باقي العاملين .
3. بالنسبة لتدريب العاملين بالإدارات المعنية على النظام ستقوم إدارة المشروع بتخطيط وجدولة عملية تدريبهم بالتنسيق مع الشركة المنفذة للمشروع انفورماتيك وإدارة مشروع ICTP بالمجلس الأعلى للجامعات على أن تتيح خطة التدريب فرصة كافية للعاملين المتدربين بإتقان وإجادة التعامل مع كل جزء من أجزاء النظام، مع مراعاة وجود متابعة مستمرة من قبل إدارة المشروع والشركة المنفذة أثناء الفترات الأولى لتشغيل النظام .
تاسعاً : المـوقع الإلكترونـي للمشــروع وقاعدة البيانات:
1- تقوم إدارة المشروع حالياً بنشر الموقع إلكتروني للمشروع وسوف يتم ربطه بالموقع الإلكتروني للجامعة ، وقد انتهى مهندسي المشروع من عملية تصميم الموقع ويتم الآن مراجعته وسوف يتم تشغيل الموقع وموافاة المجلس الأعلى للجامعات بالرابط الخاص به ليتم ربطه بالموقع الإلكتروني الخاص بمشروع ICTP ، وسوف تهتم إدارة المشروع بالتحديث المستمر للموقع وكذلك بضرورة أن يكون الموقع على مستوى فني متميز وجودة عالية بإستمرار بإعتباره يمثل واجهة رئيسية لمشروع الجامعة والجامعة ككل ، وسوف يتناول الموقع العديد من البيانات منها ملخص للمشروع وأهدافه وموقف تنفيذ المشروع والتقارير الفنية للمشروع وبيانات الإتصال بإدارة المشروع .
2- بناءاً على المناقشات التي تمت مع إدارةICTP وأراء ومقترحات العاملين بالمشروع وبعض العاملين بالإدارات المعنية بالتطوير بالكليات وردود الكليات في استمارة التقييم المطلوبة منهم حول نوع قاعدة البيانات التي سيتم إستخدمها بالجامعة فقد تم اختيار SQL Server وتم مخاطبة إدارة ICTP رسمياً بذلك والتي قامت بإبلاغ الشركة المنفذة للمشروع انفورماتيك .